Wer nach der Frage sucht, ab wie vielen Mitarbeitern die psychische Gefährdungsbeurteilung Pflicht ist, stößt auf widersprüchliche Aussagen: Mal ist von zehn Beschäftigten die Rede, mal von zwanzig, mal von einer Ausnahme für Kleinbetriebe. Die Rechtslage ist jedoch klar geregelt. Dieser Beitrag erklärt, was §5 ArbSchG tatsächlich verlangt, woher die verbreiteten Irrtümer über Schwellenwerte stammen und wie kleine und mittlere Unternehmen die Pflicht ohne großen Aufwand erfüllen.

Psychische Gefährdungsbeurteilung: Pflicht ab dem ersten Beschäftigten

Die kurze Antwort vorweg: Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung – einschließlich der psychischen Belastungen – gilt ab dem ersten Beschäftigten. §5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet jeden Arbeitgeber, die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen zu ermitteln und daraus Maßnahmen des Arbeitsschutzes abzuleiten. Eine Mindestgröße des Betriebs nennt das Gesetz nicht. Ob Sie zwei Angestellte beschäftigen oder zweihundert: Sobald ein Arbeitsverhältnis besteht, greift die Pflicht.

Seit der Gesetzesänderung von 2013 zählt §5 Abs. 3 ArbSchG die psychischen Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich zu den Faktoren, aus denen sich Gefährdungen ergeben können – gleichrangig neben physikalischen, chemischen oder biologischen Einwirkungen. Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist also kein freiwilliges Zusatzangebot, sondern fester Bestandteil der gesetzlichen Gefährdungsbeurteilung. Wichtig zum Verständnis: Beurteilt wird nicht die psychische Gesundheit einzelner Personen, sondern es werden die Arbeitsbedingungen betrachtet – etwa Arbeitsintensität, Handlungsspielraum, soziale Beziehungen oder Arbeitszeitgestaltung. Was das im Detail bedeutet, erläutert der Beitrag GBU Psyche: Was Unternehmen wissen müssen.

Woher der Mythos der Mitarbeitergrenze kommt

Dass sich die Vorstellung hartnäckig hält, Kleinbetriebe seien von der Pflicht befreit, hat historische Gründe: Bis 2013 sah das Arbeitsschutzgesetz für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten Erleichterungen bei der Dokumentationspflicht vor. Diese Ausnahme wurde ersatzlos gestrichen. Seither gilt: Auch die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung nach §6 ArbSchG ist für Betriebe jeder Größe verpflichtend.

Ein zweiter Grund für die Verwirrung: Andere arbeitsrechtliche Regelungen kennen tatsächlich Schwellenwerte – etwa beim Kündigungsschutz oder bei der Bestellung bestimmter Beauftragter. Diese Grenzen werden häufig fälschlich auf die Gefährdungsbeurteilung übertragen. Für §5 ArbSchG existiert jedoch kein solcher Schwellenwert.

Welche Beschäftigten zählen überhaupt?

Der Begriff des Beschäftigten ist im ArbSchG weit gefasst. Dazu gehören neben Vollzeitkräften auch Teilzeitbeschäftigte, Minijobber, Auszubildende und in der Regel auch Praktikanten. Auch Beschäftigte im Homeoffice bleiben Teil der Beurteilung – welche Besonderheiten dabei gelten, zeigt der Überblick zu den Homeoffice-Regeln nach §5 ArbSchG. Entscheidend ist nicht der Vertragstyp, sondern dass Menschen unter Ihrer Verantwortung arbeiten.

Muss jeder Arbeitsplatz einzeln beurteilt werden?

Nein. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen erlaubt §5 ArbSchG, die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit stellvertretend vorzunehmen. In der Praxis bilden Unternehmen dazu Tätigkeitsgruppen – etwa Verwaltung, Vertrieb, Fertigung oder Außendienst. Das reduziert den Aufwand erheblich, gerade in kleineren Betrieben mit überschaubaren Strukturen.

Was passiert, wenn die Beurteilung fehlt?

Die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes wird von den staatlichen Arbeitsschutzbehörden (je nach Bundesland Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz) und den Berufsgenossenschaften überwacht. Bei einer Betriebsbesichtigung gehört die Frage nach der Gefährdungsbeurteilung – ausdrücklich einschließlich der psychischen Belastungen – zum Standardprogramm. Kann ein Arbeitgeber keine dokumentierte Beurteilung vorlegen, fordert die Behörde in der Regel zunächst zur Nachbesserung mit Fristsetzung auf. Kommt der Betrieb dem nicht nach, sind Anordnungen und Bußgelder möglich.

Neben dem behördlichen Risiko gibt es einen zweiten, oft unterschätzten Aspekt: Kommt es zu einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit, prüfen die Unfallversicherungsträger, ob der Arbeitgeber seinen Pflichten nachgekommen ist. Eine fehlende Gefährdungsbeurteilung kann dann haftungsrechtlich relevant werden. Wie eine behördliche Kontrolle konkret abläuft und wie Sie sich darauf vorbereiten, beschreibt der Beitrag zu behördlichen Kontrollen bei Gefährdungsbeurteilungen.

Skaliert die Pflicht mit der Betriebsgröße?

Die Pflicht selbst kennt keine Größenklassen – der angemessene Aufwand dagegen schon. Die Leitlinien der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) geben den Rahmen vor, lassen bei der Methodenwahl jedoch Spielraum. Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten muss keine aufwendige wissenschaftliche Studie durchführen. Je nach Größe haben sich unterschiedliche Ansätze bewährt:

• Kleinstbetriebe (unter 10 Beschäftigte): Moderierte Workshops oder strukturierte Kurzbefragungen reichen oft aus. Wichtig ist, dass die Ergebnisse dokumentiert und Maßnahmen abgeleitet werden.
• Kleine Betriebe (10–50 Beschäftigte): Anonyme schriftliche oder digitale Mitarbeiterbefragungen liefern belastbare Ergebnisse. Ab dieser Größe lässt sich Anonymität sinnvoll gewährleisten – eine wichtige Voraussetzung für ehrliche Antworten.
• Mittlere Betriebe (50–250 Beschäftigte): Befragungen mit Auswertung nach Abteilungen oder Tätigkeitsgruppen zeigen, wo Belastungsschwerpunkte liegen – in der Fertigung oft andere als in der Verwaltung.

Für die digitale Umsetzung gibt es spezialisierte Werkzeuge. Das GA-Psyche KIT der Kiwimo Product GmbH richtet sich gezielt an Betriebe mit etwa 10 bis 250 Mitarbeitenden: Die Beschäftigten werden anonym befragt, die Auswertung erfolgt automatisch, und das System schlägt passende Maßnahmen vor – ohne dass ein externer Berater beauftragt werden muss. Welche Kosten je nach Vorgehen realistisch sind, zeigt der Überblick zu Kosten und Aufwand der psychischen Gefährdungsbeurteilung für KMU.

So erfüllen Sie die Pflicht Schritt für Schritt

Unabhängig von der Betriebsgröße folgt eine ordnungsgemäße psychische Gefährdungsbeurteilung immer demselben Ablauf, den auch die GDA-Leitlinien beschreiben:

1. Tätigkeitsbereiche festlegen: Gruppieren Sie Arbeitsplätze mit vergleichbaren Bedingungen.
2. Belastungen ermitteln: Erheben Sie systematisch, wie Arbeitsintensität, Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen und Arbeitsumgebung wahrgenommen werden – idealerweise anonym.
3. Beurteilen: Bewerten Sie, wo kritische Ausprägungen vorliegen und Handlungsbedarf besteht.
4. Maßnahmen ableiten und umsetzen: Von klareren Zuständigkeiten über Erreichbarkeitsregeln bis zu Führungsschulungen – entscheidend ist, dass auf die Ergebnisse Taten folgen.
5. Wirksamkeit prüfen und dokumentieren: Kontrollieren Sie nach angemessener Zeit, ob die Maßnahmen greifen, und halten Sie den gesamten Prozess schriftlich fest.

Gerade der letzte Punkt entscheidet darüber, ob Ihre Beurteilung einer behördlichen Prüfung standhält. Ein digitales System nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab: Beim GA-Psyche KIT entsteht am Ende des Prozesses automatisch eine prüffähige Dokumentation samt Zertifikat, das Sie bei Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft vorlegen können. Wie Sie aus den Ergebnissen konkrete Verbesserungen ableiten, zeigt der Leitfaden zu Maßnahmen nach der psychischen Gefährdungsbeurteilung.

Auf die Frage, ab wie vielen Mitarbeitern die psychische Gefährdungsbeurteilung Pflicht ist, gibt es nur eine korrekte Antwort: ab dem ersten. §5 ArbSchG kennt keine Schwellenwerte, und auch die Dokumentationspflicht gilt seit 2013 für Betriebe jeder Größe. Was mit der Betriebsgröße wächst, ist lediglich der angemessene methodische Aufwand – nicht die Pflicht selbst. Für KMU ist das eine gute Nachricht: Mit einem strukturierten Vorgehen und passenden digitalen Werkzeugen wie dem GA-Psyche KIT lässt sich die gesetzliche Anforderung ohne externe Berater erfüllen – und Sie gewinnen zugleich ein realistisches Bild der Arbeitsbedingungen in Ihrem Betrieb.